Handleidingen
TattooMe, stap voor stap
Korte stapsgewijze handleidingen voor elke functie: hoe je het instelt, van de eerste tik tot de eerste boeking.
Herinneringen & wachtlijst
Herinneringen, opnieuw boeken, wachtlijst
- Herinnering 24 uur en 2 uur voorafElke klant krijgt een dag van tevoren en twee uur voor de afspraak een herinnering – als pushmelding, of per e-mail als push niet lukt. Vergeten afspraken worden zeldzaam.
- Herinnering om opnieuw te boeken per behandelingLeg per behandeling vast wanneer klanten terug moeten komen, bijvoorbeeld na 4 weken. TattooMe stuurt dan een push: tijd voor je volgende afspraak – met een directe weg naar de boeking.
- Wachtlijst voor volgeboekte dagenPast er geen tijd, dan schrijven klanten zich in met de dagen en het dagdeel dat hen uitkomt. Komt er een afspraak vrij, dan krijgen alle passende inschrijvingen tegelijk een push – wie het eerst boekt, krijgt de afspraak.
- Terugkerende afspraken als reeksBoek vaste klanten om de paar weken in één keer. TattooMe controleert eerst elke datum, laat zien welke vrij zijn en stelt voor bezette data andere tijden voor. De klant krijgt één melding voor de hele reeks.
Klantenkaart & formulieren
Klantdossier, foto's en formulieren
- Een klantenkaart met eigen veldenBewaar telefoon, e-mail en notities en maak eigen velden voor wat in jouw werk telt – bijvoorbeeld allergieën, nagelvorm, kleurrecept of gebruikt materiaal.
- Notitie en foto's bij elke afspraakNoteer na de afspraak wat je hebt gedaan en voeg foto's van het resultaat toe. De volgende keer zie je meteen wat de klant de vorige keer had.
- Formulieren en toestemmingsverklaringenMaak formulieren met infotekst, tekstvelden, ja/nee-vragen, vinkjes, datum en handtekening – of begin met een sjabloon. Koppel ze aan de behandelingen waar ze bij horen.
- Ingevuld op de telefoon, bewaard als pdfHeeft een behandeling een formulier, dan krijgt de klant een link zodra je de afspraak bevestigt en vult het in de browser in – met handtekening als je formulier een handtekeningveld heeft. Of je geeft in de studio je toestel door. De pdf staat bij de boeking en op de klantenkaart.
Reviews
Echte reviews van echte afspraken
- Na de afspraak vraagt TattooMe hoe het wasOngeveer twee uur na je afspraak krijg je een melding. Je kunt ook direct beoordelen vanuit de boekingsdetails.
- Sterren, tags en een paar woordenKies één tot vijf sterren, tik aan wat je goed vond en schrijf een opmerking als je wilt. Je review verschijnt met je voornaam en initiaal.
- Sterren op het profiel, op de kaart en op het webHet profiel toont het gemiddelde, de verdeling van vijf tot één ster en wat klanten het vaakst noemen. De sterren staan ook op de kaart en op de profielpagina op het web.
- Professionals reageren openbaarJe krijgt een melding bij elke nieuwe review en kunt openbaar reageren – om te bedanken of rustig op kritiek in te gaan. De klant krijgt een melding van je antwoord.
Cadeaubonnen
Cadeaubonnen online verkopen
- Cadeaubonnen verkopen en uitgevenZet de online verkoop aan en klanten kunnen cadeaubonnen in je profiel kopen. In de studio geef je een bon uit met bedrag, ontvanger en bericht – als pdf om te printen of te versturen.
- „Cadeaubon geven” in je profielKlanten kiezen een bedrag, vullen naam en bericht in en betalen veilig via Stripe. De bon komt als pdf per e-mail – klaar om cadeau te geven.
- Inwisselen met restwaardeVoer de code in bij de boeking, controleer de waarde en wissel hem geheel of gedeeltelijk in. De rest blijft op de bon staan, en het bedrag verschijnt op de factuur en in het belastingrapport.
Acties
Korting op bepaalde dagen
- Actie instellenGa bij Afspraken naar het menu en Acties, tik op Nieuw, vul een naam en de korting in procent in en kies de dagen waarop hij geldt.
- Klanten zien de kortingDe actie staat als banner op je profiel. Wanneer klanten een afspraak kiezen, worden de passende dagen en tijden gemarkeerd, en de behandeling toont een hint.
- De prijs staat vast bij het boekenDe verlaagde prijs wordt op de server berekend en getoond met de oorspronkelijke prijs doorgestreept. Ook de aanbetaling wordt van de verlaagde prijs berekend.
- Deel de actie als storyDe storysjabloon toont de korting, de dagen, het tijdvenster en de behandelingen, plus de vrije afspraken van die dagen en je boekingslink.
Facturen & aanbetalingen
Facturen, e-facturen, aanbetalingen
- Aanbetaling per kaart bij het boekenKoppel één keer je Stripe-account en bepaal hoeveel er vooraf wordt betaald. Het geld gaat direct naar je rekening – TattooMe rekent geen commissie, alleen de kosten van Stripe gelden.
- Factuur vanuit de afspraak met één tikKlant, dienst, prijs en btw zijn al ingevuld. Een betaalde aanbetaling wordt automatisch afgetrokken, zodat de factuur precies het openstaande bedrag toont.
- Professionele pdf, per e-mail verstuurdElke factuur wordt een nette pdf met alle verplichte gegevens en gaat direct vanuit de app per e-mail naar de klant.
- Annuleringen goed afgehandeldWordt een afspraak op tijd geannuleerd, dan wordt de aanbetaling automatisch terugbetaald; bij late annulering houd jij die. Verzonden facturen worden nooit gewijzigd, maar gecrediteerd met een creditfactuur met een eigen nummer.
Planbord & rollen
Weekplanning, drag & drop en teamrollen
- De hele week in één oogopslagEén rij per persoon, één kolom per dag: afspraken met tijd, dienst en klant, plus vakantie en ziekte uit de urenregistratie. Op een tablet zie je de hele week tegelijk.
- Afspraken verplaatsen met drag & dropHoud een afspraak ingedrukt en sleep hem naar een andere dag of persoon. TattooMe controleert of die persoon de dienst aanbiedt en vrij is – en informeert je klant over de nieuwe tijd.
- Een rol voor iedereen in het teamKies voor elk teamlid een rol: medewerker, voorman, boekhouding of bedrijfsleiding. Elke rol heeft duidelijke rechten – geen gedeelde wachtwoorden, niet meer toegang dan nodig.
- Met één tik in het bedrijf werkenTeamleden stappen via het menu in je bedrijf en zien precies wat hun rol toestaat. Een banner laat altijd zien in wiens bedrijf ze werken, en één tik brengt ze terug naar hun eigen omgeving.